Управление заказами включает в себя прием заказов от потребителей и предоставление последним информации о текущем состоянии дел. При этом могут использоваться такие средства связи, как почта, телефон, факс или электронные системы обмена данными. По каждому заказу подбирают всю нужную информацию, оценивают его стоимость и направляют приемлемые заказы на дальнейшую обработку. Служба управления заказами отвечает также за предоставление по запросам потребителей информации о наличии запасов и возможных датах поставки. Контакты службы управления заказами с представителями клиентов являются главным каналом связи между логистической информационной системой фирмы и ее потребителями.

Обработка заказов заключается в распределении наличных запасов между открытыми заказами на поставки или пополнение запасов. Выделение запасов может осуществляться в режиме реального времени, то есть по мере поступления заказов, или в пакетном режиме. Пакетный режим означает, что заказы накапливают за рабочую смену или за день и периодически обрабатывают. Работа в режиме реального времени позволяет быстрее реагировать на поступающие заказы, но когда уровень запасов невысок, пакетный режим открывает больше возможностей для контроля над ситуацией. Например, при работе в пакетном режиме можно отгружать наличные запасы со склада, а можно — прямо с производства. Последний вариант повышает «отзывчивость» ЛИС к запросам потребителей, но в то же время делает менее гибким процесс пересмотра производственных графиков. «Наилучшие» программы обработки заказов тесно увязаны с управлением заказами и позволяют одновременно удовлетворять требования заказчиков и вписываться в существующие ресурсные ограничения. При таком подходе необходимо тесное взаимодействие между представителями клиентов и логистической службой поставщика, чтобы установить взаимоприемлемые объемы и структуру поставок, а также оптимальную продолжительность функционального цикла. В случае возникновения временных трудностей с исполнением заказов можно договориться о переносе сроков поставок, о замене заказанного продукта субститутом или об отгрузке из других распределительных центров.
В таблице 6.2 перечислены типичные функции службы обработки заказов, в том числе: распределение (выделение) запасов, допоставки по задержанным заказам, оформление документов на комплектование грузовых отправок, подтверждение приема заказа к исполнению и уведомление об отправке. Документы на комплектование грузовых отправок (в бумажной или электронной форме) управляют операциями физического распределения, то есть подбором в распределительных центрах или на складах грузов нужного состава и упаковкой их для отправки потребителям. Заказы на пополнение запасов и заказы потребителей — в том, что касается выделения соответствующих материальных ресурсов и подборки грузовых отправок, — связывают процедуру обработки заказов с операциями физического распределения.