Применительно к каждой грузовой отправке транспортный отдел обязан добиваться самых низких тарифных ставок, обеспечивающих при этом все сервисные потребности компании. Для каждого из возможных способов транспортировки — по железным дорогам, автомобильным, водным, воздушным или трубопроводным транспортом, с помощью по- чтово-посылочной службы, с привлечением посредников-экспедиторов и т.п. — следует выбирать самый выгодный тариф.

После 1980 г. публикуемый тариф — это та отправная точка, с которой начинают переговоры о фактической цене транспортировки. Ключ к эффективному ведению переговоров кроется в поиске таких условий, которые принесли бы выгоды обеим сторонам — и грузоотправителю, и перевозчику. Как мы уже не раз отмечали в этой книге, самый низкий транспортный тариф не всегда самый выгодный, если судить по его влиянию на общие издержки логистики. Транспортный отдел обязан выбирать самые низкие расценки за перевозку, но вместе с тем соответствующие принятым в компании сервисным нормативам. Если, к примеру, нужно обеспечить доставку грузов в двухдневный срок, транспортный отдел должен искать самого дешевого перевозчика из тех, которые способны отвечать поставленному условию.

Одна из самых важных задач российской таможни – защита интеллектуальной собственности на территории Таможенного союза в настоящее время. Именно это направление находится под постоянным и неусыпным контролем ФТС России.
Одну из лидирующих позиций в данном вопросе занимает Южное управление: здесь за период с января по октябрь 2010 было выявлено более 3,5 миллионов контрафактных случаев.

Нужно отметить, что цифра эта растет год из года, и это говорит о возрастающем качестве работы и профессионализме таможенников. Немаловажен и тот факт, что возрастает и количество возбужденных и выигранных Южным таможенным управлением судебных дел. В связи с подготовкой к будущим Олимпийским Играм 2014 года основной задачей в данное время является защита Олимпийской и Параолимпийской символики: ведется огромная работа по выявлению символики этих игр, нанесенной незаконно. Нужно заметить, что за весь прошедший период текущего года таких товаров было изъято более чем 35 тысяч. На таможне говорят о том, что нарушители становятся все более «разнообразными»: значительно расширяется ассортимент продукции, на которой обнаруживают незаконную символику снежной Олимпиады.

В обязанность транспортного отдела входит составление графиков выпуска на линию подвижного состава независимо от того, идет ли речь о перевозках общественным или частным транспортом. Если транспортные средства перевозчика будут простаивать в очереди, ожидая погрузки или разгрузки на терминале грузоотправителя, транспортные операции замедлятся.

Необходимо тщательно планировать отправку грузов, использование транспортных средств и расписание работы водителей. Кроме того, необходимо планировать и контролировать проведение технического обслуживания и профилактического ремонта. Наконец, нужно следить за выполнением требований по уходу за специализированным транспортом и оборудованием грузопереработки.

Если транспортные услуги или расценки на перевозки не отвечают установленным нормативам, грузоотправитель вправе предъявить претензию на возмещение ущерба. Такие претензии делятся на две категории: в связи с повреждением или потерей груза и в связи с переплатой/недоплатой. Претензии первой категории предъявляют в тех случаях, когда грузоотправитель требует от перевозчика возмещения убытков от полной или частичной утраты груза в результате небрежного обращения при транспортировке или когда грузоотправитель расторгает договор перевозки. Как и следует из названия, такие претензии следуют за повреждением или потерей груза в процессе транспортировки. Претензии в связи с переплатой/недоплатой возникают в тех случаях, когда расценки перевозчика (суммы в выставленных счетах) отличаются от опубликованных тарифов. Такие претензии разрешают посредством аудита транспортных счетов, о чем мы расскажем ниже.

Существуют правила, определяющие должные процедуры оформления претензий и ответственность сторон. Два фактора особенно важны. Во-первых, претензионно-исковая работа требует чрезвычайной тщательности исполнения, а без этого не добиться возмещения ущерба. Во-вторых, большое число претензий есть свидетельство недобросовестности перевозчика и его неспособности держаться заявленного уровня сервиса. Независимо от величины полученного грузоотправителем денежного возмещения убытков сам факт потери или повреждения груза в пути наносит ущерб его репутации в глазах клиентов.

Важной функцией транспортных отделов является аудиторская проверка точности счетов за перевозку. Из-за сложности транспортных тарифов вероятность ошибок здесь куда больше, чем в других коммерческих операциях. Аудиторские проверки транспортных счетов бывают двух видов: до оплаты счетов (предаудит) и после их оплаты (постаудит). Кроме того, аудит бывает внешним или внутренним. Для внешних проверок привлекаются специальные аудиторские компании, имеющие в штате специалистов по конкретным товарным группам. Обычно они работают эффективнее, чем внутренние аудиторы, которым порой недостает опыта и знаний. Как правило, вознаграждение внешним аудиторам выплачивают в виде процента от возвращенных по искам сумм переплаты за транспортные услуги. Крайне важна моральная надежность внешних аудиторов, потому что через транспортные счета они получают доступ к чрезвычайно важной информации о рынках и покупателях, и нарушение ими конфиденциальности может дорого обойтись заказчику аудиторской проверки.

Выбор между внутренним и внешним аудитом зачастую определяется суммой, проставленной в счете. Например, при счете за перевозку на 600 дол. и вероятности ошибки 10% возмещению подлежат 60 дол., но если счет только на 50 дол., то при той же вероятности ошибки удастся вернуть только пятерку. Чем больше суммы, которые можно вернуть в результате аудита, тем чаще используют внутренний аудит.
Выбор между внешним и внутренним аудитом зависит также от величины фирмы и от степени ее компьютеризации. Крупные транспортные отделы, к примеру, могут себе позволить держать специалистов по аудиту. При развитой компьютеризации фирма имеет возможность следить за основной массой опубликованных тарифов. Тогда с помощью специальной программы можно легко и быстро проверять правильность счетов за перевозку.